1. Importància de la Base de dades

1.1. Origen de la base de dades

L’actual base de dades té el seu origen l’any 2014, quan a l’Associació Estel de Llevant va sorgir una necessitat creixent de tenir un enregistrament de les dades de les persones que eren ateses, en un primer moment al Servei d’Inserció Laboral, i de la seva documentació. Des de la seva posada en marxa, la base de dades va anar recollint les necessitats que des del servei es detectaven i va anar creixent en funció d’aquestes.

Amb el pas del temps, la resta de serveis es van anar adherint a l’ús de l’eina i implementant aquells camps adients pel funcionament de cada un d’ells.

Una vegada oficialitzada la creació de 3 Salut Mental, l’any 2015, les entitats que també hi formen part conjuntament amb Estel de Llevant com són Fundació Es Garrover i Associació Gira-Sol, van sumar-se en la implementació de l’eina, iniciant el seu ús també al Servei d’Inserció laboral i ampliant-lo després a la resta. Es va apostar fortament pel desenvolupament d’aquesta, resultat del qual es va crear una Comissió (professionals de les 3 entitats) que vetllés pel desenvolupament, ampliació i millora de la base de dades, d’acord amb les necessitats que s’han anat donant amb el pas del temps, l’evolució dels serveis i de les entitats en si mateixes.

1.2.Què és la base de dades

La base de dades és una eina de software que està disponible des de l’accés a través de navegador web, pel qual es fa accessible des de qualsevol punt d’on comptem amb connexió a internet.

Aquesta eina és un recurs on es poden introduir totes les dades i documents personals de les persones participants, i també és una eina d’ús per a facilitar els tràmits i documentacions pròpies de cada servei. Serveix alhora com a punt de connexió entre la persona participant i el desenvolupament del seu pla de vida dins de les entitats, connectant la informació aportada pels múltiples serveis i/o professionals que puguin treballar a la vegada i en conjunt amb la persona participant.

L’estructura de l’eina software és la mateixa per a les tres entitats, però actualment, la informació és pròpia per a cada una, i és per això que cada una de les entitats té un accés web diferenciat.

1.3.Objectius de la base de dades

Els objectius que tenen sobre l’ús i treball amb la base de dades són els següents:

Unificar tota la informació i documentació de les persones ateses.
Oferir una visió global de la persona i de la seva participació en l’entitat.
Possibilitar l’explotació de dades de resultats i fer una valoració comparativa de
l’evolució de les persones que són ateses per cada un dels serveis.
Possibilitar l’explotació de dades de resultats i d’impacte dels serveis per a la
realització de memòries i informes.
Unificar els processos a les 3 entitats.
Facilitar el treball dels serveis pel desenvolupament dels diferents programes de les
entitats, implementant les eines de treball necessàries.
Facilitar al personal tècnic el treball fora de l’entorn físic habitual.
Possibilitar la comunicació i cooperació entre tots/es els/les professionals que treballen per a una mateixa persona o servei.
Reduir tota la documentació física, el que té un doble objectiu, ecològic i d’unificació en una mateixa localització de tota la informació i documentació.
Facilitar el compliment de la Llei de la Protecció de Dades.

1.4.Gestió de la BdD

Tal com s’ha indicat anteriorment, a partir de la incorporació de Fundació Es Garrover i Associació Gira-Sol en l’ús de la Base de Dades, conjuntament amb l’Associació Estel de Llevant, es va crear una comissió específica pel desenvolupament i ampliació de la base dades. Aquesta comissió és l’encarregada de:

Recepcionar per correu electrònic les peticions de cada uns dels serveis, a través de la figura de coordinació o direcció, que han estat consensuades amb anterioritat entre els serveis de les 3 entitats.
Valorar les peticions rebudes i trobar la manera d’implementar aquestes a l’estructura de la base de dades, mantenint la fidelitat al model de funcionament de l’eina.
Transmetre i sol·licitar la incorporació dels canvis acordats per la comissió a l’empresa de desenvolupament de programari informàtic.
Validar els canvis introduïts per l’empresa de desenvolupament del programari.
Garantir la correcta implementació de les demandes realitzades.
Informar als serveis dels canvis que es van realitzant a la base de dades.
Vetllar per la qualitat i l’ús correcte de la base de dades juntament amb les
coordinacions i direccions de les tres entitats.
Atendre els dubtes i incidències que puguin sorgir a les persones participants del
programa sobre el funcionament i ús de la base de dades.
Generar els usuaris que fan ús del programari i atorgar els permisos pertinents pel seu ús.
Mantenir el manual d’ús actualitzat.

2. Accés a la BdD

L’accés a la base de dades és a través d’un usuari i contrasenya única, personal i intransferible de cada professional. L’administrador/a de la base de dades de cada entitat és l’encarregat/da de crear el nou usuari i atorgar els permisos en funció del servei i càrrec del/la professional.

2.1. Alta i baixa de l’usuari

Per donar d’alta un nou usuari de la base de dades es necessiten unes dades mínimes del professional. La direcció/coordinació del servei ha d’emplenar la “Fitxa d’alta i baixa a la base de dades” amb aquestes dades i l’ha d’enviar al/la administrador/a de la base de dades per la creació del perfil.

Donat que l’usuari de base de dades dona accés a dades personals de les persones ateses, un cop que el professional deixa de treballar a l’entitat s’ha de donar de baixa el seu usuari de base de dades i tancar la fitxa del professional. Per fer-ho, la direcció/coordinació del servei ha de:

Emplenar la mateixa “Fitxa d’alta i baixa a la base de dades” i enviar-ho al/la administrador/a amb antelació a la data de finalització del contracte de feina.
Posar la data de finalització del contracte: Ruta: Entitat/Professional/Professional X/Dades privades i Botó de la dreta Contractes 3. Llevar a la persona del Servei des clicant damunt el servei

Ruta: Entitat/Professional/Professional X/Dades Generals

2.2. Forma d’accés

La base de dades és una eina software per tant, és necessària la connexió a internet. Es pot accedir des de qualsevol dispositiu introduint l’URL pròpia de cada entitat. Els navegadors recomanats per l’accés al software són Google Chrome i Firefox, tot i que també es poden fer servir Microsoft Edge i Safari. Amb Internet Explorer no funciona.

3. Contrasenyes i polítiques de seguretat

3.1. Tipus de contrasenya

La contrasenya ha de tenir un mínim de 8 caràcters, incloent majúscula, minúscula i almenys un caràcter no alfanumèric.

3.2. Caducitat i canvi de contrasenya

La contrasenya caduca cada 180 dies. Quan la data de caducitat s’aproxima, el software dona avisos als usuaris i el dia que caduca, obliga a l’usuari a canviar-la.
Si l’usuari introdueix la contrasenya de manera errònia 5 vegades, es bloqueja l’accés. Si això passa, l’administrador/a de la base de dades de l’entitat pot desbloquejar l’usuari.

3.3. Protecció de dades

A efectes de garantir la protecció de dades de les persones ateses, la contrasenya és única, personal i intransferible per cada professional per al compliment de la LOPD. Cada entitat determina els rols d’accés.

3.4. Tancament de sessió

La sessió es tanca de manera automàtica passats 30 minuts d’inactivitat. 2 minuts abans de fer el tancament de la sessió automàtica, surt un comptador que indica els segons que queden per tancar-se la sessió, si es clica damunt l’avís s’allarga 30 minuts més el temps.
Es recomana tancar la sessió quan no es vagi a emprar la base de dades.

3. Què i com personalitzar la base de dades

3.1. Selecció de columnes de dades a la llista de persones participants

La base de dades ens permet triar la informació que volem veure a la llista de persones participants del servei i també la llista de persones participants de l’entitat. Podem seleccionar qualsevol camp que apareix a la fitxa de dades generals de la persona participants per poder personalitzar la llista i només veure aquella informació que ens interessa.

3.2. Selecció de la pantalla inicial

Per altra banda, també tenim l’opció de triar la pantalla que per defecte sortirà quan entrem a la base de dades.

3.3. Fitxa del/la professional

Cada professional té una fitxa personal dos apartats, un amb dades generals i l’altre amb dades privades.

Les dades generals, són dades públiques i fan referència a dades del/a professional a l’entitat, com són, el telèfon professional, el correu electrònic, l’horari de feina o el servei al qual pertany, entre d’altres.

A les dades privades, només tenen accés aquelles persones que es determinen a l’entitat que són normalment la coordinació/direcció del servei i/o recursos humans a més de l’administrador/a de la base de dades.

Les dades privades són dades com DNI, núm. de la seguretat social i telèfon de contacte personal. A les dades privades també es pot accedir a les dades principals del contracte de feina i a la documentació bàsica del/a professional (DNI, núm. seguretat social, etc.).

Les dades d’inici i tipus de contracte de feina a més, ens serveixen per a calcular les vacances que ens pertoquen durant l’any en curs.

És important mantenir actualitzada la informació tant de les dades públiques com de les privades, ja que en si mateixa, la base de dades, és una eina d’informació i de gestió.

4. Noves propostes per a la BdB

La base de dades és una eina que pretén ser dinàmica i que doni resposta al model d’atenció i a les necessitats tècniques que surten de la pràctica diària, és per això que es poden realitzar noves propostes per a la millora i desenvolupament de l’eina.

Aquestes han de sorgir des de la necessitat dels serveis d’atenció i han d’estar consensuades entre els membres de l’equip.

Les propostes es realitzen de la següent forma:

Identificació de la necessitat des de la pràctica diària.
Consens a l’equip/servei.
La coordinació/direcció del servei contacta amb els seus homòlegs de les altres dues
entitats i planteja la seva demanda.
Entre els serveis de les 3 entitats consensuen els canvis i arriben a un acord.
El servei impulsor, el que ha presentat la demanda en primera instància, la trasllada a
la direcció tècnica de la seva entitat.
Si la direcció tècnica aprova la proposta, el servei impulsor envia la petició per correu
electrònic la petició al/la administrador/a de la Base de dades de la seva entitat amb còpia als seus homòlegs i a la direcció tècnica que ha donat el vist i plau.